In dit eerste deel van een drieluik over Flow Time gaan we in gesprek met Charlotte Maters, urologie verpleegkundige in het VieCuri Medisch Centrum. Ontdek hoe Flow Time bijdraagt aan het continu verbeteren van de zorg, hoe een meetdag eruitziet, en welke inzichten het oplevert voor zorgprofessionals.

Wat is Flow Time?

Flow Time is een innovatieve methode die in het VieCuri Medisch Centrum wordt gebruikt om de zorgkwaliteit te verbeteren. Charlotte Maters, met jarenlange ervaring met Flow Time, heeft de ontwikkeling van het platform en de meting volop meegemaakt. “In het begin hielden we de activiteiten bij door middel van turven op een groot stuk papier. Nu doen we dat met een goed werkende applicatie,” vertelt Charlotte. “De Flow Time metingen en analyses worden nog steeds gebruikt om te filteren wat beter kan op de afdelingen.”

Een dag meten met Flow Time

We spreken Charlotte tijdens haar werk op de afdeling. Vandaag heeft ze een bijzondere functie. Charlotte draagt een geel hesje met ‘Niet storen’ op de achterzijde en heeft een iPad in de hand, waarmee ze een van haar collega’s tijdens een dienst volgt.

Charlotte neemt ons mee in de meetdag: “Flow Time is bij VieCuri onderdeel van de kwartaalmeting op de afdeling en wordt ingezet om de zorgkwaliteit te verbeteren. Op dagen dat ik de metingen doe, draag ik ‘normale’ kleding en heb ik een geel hesje aan. Een duidelijk onderscheid met andere dagen, zodat mijn collega’s weten dat ik die dag een observerende functie heb.”

Inzicht in de dagelijkse praktijk

Met Flow Time wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel tijd besteed wordt aan directe zorgtijd (wat gebeurt er bíj en met de patiënt), indirecte zorgtijd (wat voor werkzaamheden doen de verpleegkundigen vóór de patiënt), overige werkzaamheden en onderbrekingen.

Charlotte legt uit dat verschillende factoren invloed hebben op de meting: “De zwaarte van de werkdag is van belang. Het vergelijken en interpreteren van de analyses hangt samen met de situatie op de werkvloer. Omstandigheden zoals het aantal artsen en het aantal patiënten en hun zorgzwaarte bepalen voor een belangrijk deel de zwaarte van de werkdag.” 

Belangrijkste inzichten en verbeteringen

Uitdagingen en toekomstplannen

Charlotte ziet uitdagingen in het balanceren van werkdruk en kwaliteitsverbetering: “De pijlers waar Flow Time voor wordt ingezet zijn: de ervaren werkdruk verminderen en eigen regie nemen/grip op je werk. We stellen doelen en de metingen helpen daarbij.”

Een andere uitdaging is de toenemende administratieve last: “Er wordt steeds meer van je verlangd. In steeds kortere tijd moet steeds meer: je moet een hele hoop rapporteren. De verzekering wil heel graag lijstjes zien. Af en toe denk ik wel; je moet een hele hoop invullen, maar sommige taken zijn belangrijk voor de patiënt en dat staat er dan niet tussen.”

Voor de toekomst heeft Charlotte een duidelijk doel: “In de toekomst willen we graag toe naar het stellen van jaardoelen en aan de hand van die doelen te werk gaan en Flow Time gebruiken.”

Conclusie

Flow Time blijkt een waardevol instrument voor het VieCuri Medisch Centrum om de zorg te optimaliseren. Door regelmatige metingen en analyses worden verbeterpunten zichtbaar, wat leidt tot een efficiëntere werkwijze en uiteindelijk betere patiëntenzorg. 

Lees ook

Dit artikel is onderdeel van een drieluik over Flow Time. Lees ook de andere twee artikelen:

Over CC zorgadviseurs

CC zorgadviseurs is een professioneel en innovatief adviesbureau voor organisaties en professionals in de zorg. Wij ondersteunen zorgorganisaties bij het optimaal faciliteren van hun professionals. Ons doel is de organisatie beter in staat te stellen veilige en kwalitatief hoogwaardige zorg te leveren aan kwetsbare groepen in de samenleving. Wij stimuleren organisaties en professionals om samen te werken aan verbeterkansen. CC zorgadviseurs heeft verschillende programma’s en tools ontwikkeld om te helpen in het voortdurend verbeteren van werkprocessen. Flow Time is een van deze tools. In de serie ‘In gesprek met..’ nemen we je mee naar verhalen op de werkvloer: van zorgprofessional tot stuurgroep.

Over Flow Time

Flow Time is een platform dat CC zorgadviseurs heeft ontwikkeld om metingen op uit te voeren.  Een van die metingen is de Flow Time MMO, die onder andere gebruikt wordt bij het in kaart brengen en verbeteren van werkprocessen. Door middel van de applicatie breng je de werkzaamheden op een afdeling in kaart. Een collega volgt een andere collega gedurende een dienst en registreert de waarnemingen in Flow Time: een applicatie met een speciaal voor de organisatie ontwikkeld meetprofiel. 

De meting maakt de tijdsbesteding en activiteiten inzichtelijk gedurende een dienst of een deel van een dienst. Hierbij gaat het in het geval van de zorg vaak om de tijd besteed bij de patiënt (directe zorg), tijd besteed voor de patiënt (indirecte zorg) en tijd besteed aan overige werkzaamheden (overig). 

Flow Time kan als platform opzichzelfstaand worden ingezet en ook als onderdeel van een programma. Bij VieCuri zijn de Flow Time metingen onderdeel van het programma 'Productive Ward/Voortdurend Verbeteren'. Inmiddels is Flow Time bij VieCuri geïntegreerd in de werkwijze die op alle verpleegafdelingen wordt toegepast. Bij VieCuri wordt Flow Time ingezet om met de meetuitkomsten de zorgkwaliteit te helpen verbeteren. 

Over VieCuri

VieCuri Medisch Centrum is een ziekenhuis met de topklinische status als STZ-Ziekenhuis. VieCuri onderscheidt zich op het gebied van topklinische zorg, patiëntgericht wetenschappelijk onderzoek, zorginnovatie en opleiding. VieCuri heeft de ambitie om koploper te zijn en te blijven op het gebied van Professionele zeggenschap. Hierin zijn bewust stappen gezet, met het aantrekken van de eerste CNO van Nederland in 2014. In deze periode is de verpleegkundige beroepsontwikkeling verder doorontwikkeld, daarin stond de introductie van Shared Governance centraal en het uitwerken van de verpleegkundige visie. In deze periode is ook het programma Productive Ward/ meer tijd voor de patiënt gestart op alle standaardverpleegafdelingen en de acute afdelingen, waarmee verpleegkundigen o.a. meer regie krijgen over de eigen werkprocessen. 

Wil je meer weten over Flow Time?

Neem dan contact op met Maaike Veenvliet.