In gesprek met.. de zorgprofessionals van VieCuri Medisch Centrum

In dit artikel zijn wij in gesprek met Sanya, Marielle en Kim; zorgprofessionals van VieCuri Medisch Centrum. Wij spreken over de invloed van Covid-19 op de zorgprofessionals en Flow Time als indicator voor het verbeteren van de werkomgeving.

Waar gaat dit artikel over?

In dit derde deel van het drieluik over Flow Time gaan we in gesprek met een aantal zorgprofessionals van VieCuri Medisch Centrum. De overkoepelende thema’s uit de eerdere verhalen van de serie ‘In gesprek met..’ komen in dit afsluitende artikel samen.

We zoomen in op:

• de invloed van Covid-19
• het belang van een goede werk-privé balans
• het gebruik van Flow Time op de afdelingen

En geven antwoord op de vraag:

• op welke manier draagt Flow Time bij aan het neerzetten van een vitalere werkomgeving op de afdeling?
• welke andere waarden zijn van belang op de ervaren werkdruk in de zorg?

We spreken zorgprofessionals Sanya, Marielle en Kim. Sanya is als verpleegkundige werkzaam op de Braincare Unit van de neurologie afdeling. ‘Ik ben al 20 jaar bij VieCuri in dienst. En vanaf het begin kartrekker van Productive Ward op de afdeling. Dat is al zo’n 8 jaar geleden.’ Sanya heeft persoonlijk nooit de Flow Time meting afgenomen, maar wel een belangrijke rol gehad in het begeleiden van het traject en het bespreken en analyseren van de resultaten. Sanya: ‘En natuurlijk het handelen naar aanleiding van de resultaten’. Marielle werkt op de afdeling Chirurgie, op dit moment nog als verpleegkundige en binnenkort als waarnemend teamleider. Ook Marielle is 20 jaar werkzaam bij VieCuri en vanaf het begin betrokken bij Flow Time, daarbij is ze projectleider Productive Ward/Voortdurend verbeteren. Kim is sinds een paar jaar haar collega en werkt op de Vaatchirurgie als verpleegkundige.

COVID-19

Op het moment van ons gesprek (juli 2022) ervaren de zorgverleners weer meer rust en balans in het team, na een hele intensieve periode. De verpleegkundigen vinden weer meer structuur in hun dagelijkse werkzaamheden. Covid-19 zorgde voor grote opschudding. Een groot gevolg was dat de werkdruk steeg. Dit kwam door veel uitval en de vele wisselingen van zowel de afdelingen als collega’s. Marielle: ‘We hebben een hele grote klap gehad na de corona. Iedereen heeft die klap gehad – ook onze afdeling. Wij zijn als afdeling denk ik al zes keer verhuisd. Dus alles was ook anders.’ Sanya: ‘Klopt, we zijn allemaal getroffen door de corona.’

Marielle: ‘Ik durf voor onze afdeling eigenlijk wel te zeggen dat we de sfeer nu weer een beetje opnieuw aan het opbouwen zijn. Die was echt heel goed en corona heeft daar een hele flinke deuk in geslagen. Dat komt eigenlijk nu pas naar boven. Nu zien we pas wat er allemaal gebeurd is in de afgelopen 2,5 jaar.’ Sanya: ‘Door corona hebben we dus ook wat minder gemeten met Flow Time. Dat kwam gewoon niet van pas, het was overleven. En nu pakken we het weer op.’ Marielle over het gebruik van Flow Time op haar afdeling: ‘Ik denk dat wij best wat dingen weer uit de metingen kunnen halen. Op onze afdeling ligt het alleen nu niet als prioriteit, omdat wij zoveel nieuwe dingen hebben moeten doen dat we even wat pas op de plaats hebben gedaan. We doen de Flow Time metingen wel, maar we gaan die op een later tijdstip evalueren. Dat komt doordat we nu opnieuw bezig zijn met het verbeterprogramma Productive Ward in te richten en dat heeft even prioriteit aan tijd nodig.’ Kim beaamt dat ze op dit moment wat minder terugkrijgt van de resultaten. Marielle: ‘Maar dat gaat wel nog komen, want dat past wel heel mooi in wat we nu in doen zijn, maar het is nog te vroeg.’

Zorg is aanpassen

Sanya haar afdeling kende net wat andere omstandigheden. Daar was ook sprake van onrust en veranderingen, maar bij haar was de impact iets minder groot dan bijvoorbeeld op de Chirurgie afdelingen van Kim en Marielle. Sanya: ‘We hebben gelukkig de hele tijd op dezelfde plek gezeten. Alleen bij ons zijn er wel 10 andere afdelingen bijgekomen. Daardoor moest je alle ruimtes opnieuw inrichten. Plus, er moet dan samengewerkt worden met andere collega’s en iedereen werkt net wat anders. Maar ja, dat is zorg: aanpassen.’ Ook Sanya’s leidinggevende was een stabiele factor tijdens de covid periode. Marielle: ‘Zij is echt een constante factor. Ook van VieCuri. Daar hebben jullie als afdeling echt geluk mee gehad. Ik denk dat je die constante factor nodig hebt. Het bewijs, dat dat baat, ligt bij jullie.’

Sanya: ‘Maar echt gericht op Productive Ward/Voortdurend verbeteren: wat mij dan het meest frustreert, is dat alles wat we hadden bereikt zo’n beetje in de corona-tijd is kwijtgeraakt.’ Marielle: ‘Je had goed georganiseerde ruimtes en nu was alles weg. Wij moesten echt weer vooraan beginnen met driekwart van het team wat vernieuwd was. We hebben sommige dingen opnieuw moeten doen en dan moet je dit (Flow Time/verbeterprocessen, red.) een beetje op een lager pitje zetten.’ Het belang van blijven meten ziet Marielle wel in: ‘Je wilt wel die processen inzichtelijk houden, want er zijn natuurlijk wel heel veel dingen die wel gewoon doorgaan. Sommige dingen moet je gewoon heel even rust geven, om alles weer op de rit te krijgen. We hebben nu voor een aantal andere zaken gekozen die voorrang krijgen op de metingen. Als je team weer goed staat, dan kun je weer metingen doen.’

Flow Time meting

Vervolgens heb je een dienst gemeten, en dan? Als het gaat om het proces van veranderen en het verwerken van de gegevens wordt Sanya enthousiast: ‘Het proces bij Productive Ward. Dat vond ik altijd geweldig. Dat je gewoon echt vanaf het begin kijkt: oké, waar ligt het probleem? Van beoordelen wat je hebt gevonden, tot communicatie met het team: wat vinden jullie. Dan een proefperiode en weer meten. Werkt het niet, dan evalueer je dat en moeten er aanpassingen komen. Pas daarna de aanpassingen standaardiseren. Dat is het proces dat bij de PW hoort.’ Dat het niet altijd gemakkelijk gaat beaamt Sanya ook: ‘Het was wel lastig hoor, in het begin. Je moet soms een grote verandering doen. Maar als je ziet wat je daarmee hebt bereikt, en vooral dàt je kan laten zien van: dit hebben we bereikt, zoveel tijd hebben we ermee gespaard. Als je dat kan pakken, dan win je er echt heel wat mee.’ Marielle: ‘Ja, ik denk dat Flow Time hiermee helpt. Om het inzichtelijk te maken voor iedereen. Het hoeft niet eens per se te zijn dat het een verbetering is, maar je kunt het laten zien. Soms denken collega’s: ik heb ergens last van, nu kun je het laten zien.’ Vaak ook onbewust. Sanya: ‘Dat je in een dienst veel onderbrekingen hebt, dat merk je niet eens, maar zie je het een keer zwart op wit, dat is echt wat anders. Het zijn van die ‘Oh ja-momentjes’.

Rol van de zorgprofessional

Uit het gesprek met de stuurgroep bleek dat zij de rol van de zorgprofessional zien als een sleutelfiguur, zowel op de werkvloer als in programma’s als Productive Ward/Voortdurend verbeteren. Ook in het ontwikkelen van de programma’s en Flow Time spelen de zorgprofessionals een grote rol. Marielle is positief over de manier waarop CC zorgadviseurs Flow Time heeft ontwikkeld door informatie op te halen bij de gebruikers. De meetprofielen zijn aangepast aan onze situatie. Dat kunnen we zelf doen, werkend vanuit een praktische basis, en dat maakt dat het heel erg toepasbaar voor ons. Marielle: ‘Door de feedback die wij in het begin hebben gegeven, is er een grote verandering geweest in de app en wat je in de grafieken terugziet.’ Kim vindt haar rol vooral praktisch: die ligt in het uitvoeren van de meting. Kim: ‘Ik bekijk het redelijk praktisch, omdat ik het ook praktisch moet uitvoeren. Je volgt een hele dag een collega, dan registreer je alles wat hij doet aan handelingen en onderbrekingen.’ Key Performance Indicators (KPI’s) zijn belangrijke waardes in het voortdurend verbeteren – en in dit geval van de zorg. Deze KPI’s worden samen bepaald. Sanya: ‘We volgen onze KPI’s, daar draaien we Flow Time op. Dat is de kwaliteit-indicatie van een heel proces. Iedere afdeling heeft zijn eigen KPI’s, dus die evalueren we van tijd tot tijd. Ook aan de hand van de Flow Time resultaten.’

Flow Time creëert een visueel beeld van een dienst door de verworven data van de meting. Hierdoor krijgt de zorgprofessional inzicht in de verschillende werkzaamheden verdeeld over tijd, functie en locatie en de relatie tot de zorg. Kunnen deze processen efficiënter? Zijn er bepaalde onderbrekingen die we kunnen inperken? De meest opvallende inzichten van Sanya uit de Flow Time resultaten, komen overeen met die van de stuurgroep als wel zorgprofessional Charlotte Maters (deel 2 en 1 van het drieluik): ‘In het begin waren het bij ons voornamelijk de onderbrekingen, onder andere van de artsen. Daar hebben de artsen zelf veel aan gehad.’ Ook de tijd die men kwijt is aan lopen, halen en verzamelen valt daar onder. Sanya: ‘Daar hebben we een KPI van gemaakt: loop protest. En bijvoorbeeld de berging: alles lag overal. Dus daar hebben we ook een KPI van gemaakt, waardoor we het anders ingericht hebben. Nu kun je makkelijker dingen vinden. Het zijn hele kleine dingetjes, maar daar kon je er heel veel van uit houden.’ Nu zijn de kasten – net als veel processen – in de loop van de jaren standaard geworden.

Samenwerken

Het verbeterprogramma Productive Ward/Voortdurend verbeteren bestaat uit zes stappen, waarbij iedere stap een ander aspect van de verbetercyclus wordt uitgelicht. Toch sluipen na verloop van tijd slordigheden in de geoptimaliseerde processen. Dit komt volgens de zorgprofessionals vaak door samenwerkingen met andere disciplines. Sanya: ‘In alle processen zijn meerdere afdelingen of personen betrokken en precies wat je zegt: je wilt iets en dan heb je een of twee andere disciplines nodig. En als ze niet meewerken, dan kan jij niet verder. Marielle voegt daaraan toe: ‘Wij zijn altijd dienend aan de patiënt. Vanuit die visie werken we en willen we verbeteren. Met sommige andere disciplines verschilt hierin de denkwijze, waardoor de verbeterprocessen soms verslappen. Terwijl bepaalde veranderingen iedereen kunnen helpen. Je kunt het elkaar soms zoveel makkelijker maken.’ Marielle vervolgt: ‘Soms is het nodig dat jij moet veranderen, zodat die ander beter kan werken. Dat is natuurlijk ook belangrijk.’ En ook de rol van VieCuri is van belang. Sanya: ‘Ja het is natuurlijk ook: wat vindt VieCuri daarin belangrijk. Je moet het samen doen. Als het niet samen wordt gedaan, ja, dan wordt het lastig om te verbeteren.’ Bewust zijn van verbeteren als een voortdurend proces lijkt hierin van belang. Verbeteren doe je niet één keer, dat is een constante bezigheid.

De rol van het management is volgens de zorgprofessionals eveneens van groot belang. Sanya: ‘Het management is heel belangrijk. Om te veranderen heb je ook invloed van boven af nodig.’ Ook om van elkaar te leren en elkaar te inspireren hebben ze elkaar nodig. Marielle: ‘Ik denk dat het management nog wel wat meer zichtbaar mag zijn op de afdeling. Bij elkaar langsgaan, dat mis ik wel. Dat gebeurt veel minder. Managers die op andere afdelingen gaan kijken van, hoe gaat het daar dan en hoe werkt dat met?’ In het programma Productive Ward/Voortdurend verbeteren wordt dit uitgelicht met de tool: de bezoekpiramide. Marielle: ‘Dat is eigenlijk een beetje verwaterd. Daardoor merk je dat de managementlaag minder op de hoogte is van: “Wat gebeurt er eigenlijk op die afdelingen rondom het voortdurend verbeteren?” Het is te weinig bij elkaar in de keuken kijken en eens gaan luisteren van: “Goh, wat doe je eigenlijk daar op de neurologie en op de chirurgie?”

Daarin zit ook een stukje waardering en gehoord voelen.’ Marielle: ‘Het belang van het laten zien. Laat de afdeling zijn trots maar uitstralen. Zo van: kijk wat wij allemaal gedaan hebben. Dat wil je toch ook gewoon af en toe delen met anderen?’ Sanya: ‘Ja de bezoekerspiramide was daarvoor ingericht. Die maakt dat je dat kan delen, dat je van andere afdelingen meekrijgt hoe ver je gekomen bent.’

Eigen rol en eigen regie

Sanya: ‘Ik doe heel veel voor de afdeling, Als ik dat mag zeggen. Ik probeer overal aan te trekken en te duwen: aan het management, maar ook aan de faciliterende dienst. Daarom vind ik Productive Ward/Voortdurend verbeteren heel goed – en wat dat betreft ben ik heel blij dat ik daarbij zit – want als verpleegkundige kan je daar veel. Er kan ook heel veel niet, maar dan moet je toch proberen er iets uit te halen. Je hebt invloed, in ieder geval op je eigen proces.’ Dat sluit ook weer mooi aan op het hebben van eigen regie, een van de pijlers van VieCuri. Sanya: ‘Dat is Productive Ward voor mij. Dat je gewoon jouw eigen proces als verpleegkundige dat je die kan veranderen.’ Marielle: ‘Ja, ik denk dat dat steeds meer komt en dat collega’s steeds meer beseffen dat ze eigen regie hebben en dat ze daar heel vaak ver mee kunnen komen.’

Marielle: ‘Wij hadden bijvoorbeeld nog geen dagevaluaties, daar zijn we nu mee gestart. Je ziet dat er echt meer eigen regie vanuit de verpleegkundige ontstaat. Ze gaan zelf aan de slag, de evaluatie wordt elke dag gedaan en daar halen we verbeterpunten uit: hoe kunnen we het nu nog beter doen? Dus daar zie je echt wel dat stukje eigen regie. En daar kunnen we dadelijk ook als er dan uitkomt van: goh, vanuit de evaluatie zien we dit heel vaak terugkomen. Kunnen we daar nou niet eens een Flow Time voor inzetten om te onderzoeken hoe dat nou kan. Dat is de moeite waard!’

Net als in de vorige delen van het drieluik komt ook bij de zorgprofessionals terug dat goede roostering van invloed is op de werk-privé balans en dat de complexiteit van de zorg toeneemt doordat mensen ouder worden. Ook in deze onderwerpen blijft aanpassen van belang. Als we vragen naar waar de zorgprofessional blij van wordt, komt dat voor alle drie op hetzelfde neer.
Marielle: ‘Dat Iedereen met een lachend gezicht komt werken en met een lachend gezicht naar huis gaat. Dat je het samen geflikt hebt de hele dag. Ondanks dat er heel veel stress op de werkvloer is. Want dat weet iedereen. Het is echt niet altijd even leuk, maar toch gaan we met zijn allen met plezier naar werk. We komen elke dag terug om te werken en dat vind ik, daar word ik echt heel blij van.’ Marielle vindt dat het mooiste in haar vak: ‘Ja, goh als een patiënt weer helemaal blij naar huis gaat natuurlijk. En die patiënt is tevreden, hè? Dat is natuurlijk het allerleukste. Ja.’ Sanya sluit daarbij aan: ‘Dat het toch iedere keer lukt, het aanpassen.’

En in de ideale wereld? Alle drie moeten ze lachen, Marielle: ‘Nee, die bestaat niet.’ Het gaat om kleine dingen beter maken. Marielle: ‘Ik denk dat het gewoon heel belangrijk is om altijd doelen te stellen – en bij te stellen – dat je daarvoor open moet staan. Dat goed soms ook goed is en dat het niet altijd supergoed hoeft te zijn.’

Lees ook

Dit artikel is onderdeel van een drieluik over Flow Time. Lees ook de andere twee artikelen

• Deel 1: Flow Time op de werkvloer
• Deel 2: Flow Time als borginstrument voor kwaliteitsverbetering

Over CC zorgadviseurs

CC zorgadviseurs is er voor mensen in de zorg. Wij stimuleren organisaties en professionals om samen te werken aan verbeterkansen. Maar waar start je bij het verbeteren van processen? Welke tools kun je inzetten en welke aspecten zijn belangrijk in het verbeteren van die werkprocessen? CC zorgadviseurs heeft verschillende programma’s en tools ontwikkeld om te helpen in het voortdurend verbeteren van werkprocessen. Flow Time is een van deze tools. In de serie ‘In gesprek met..’ nemen we je mee naar verhalen op de werkvloer: van zorgprofessional tot stuurgroep.

Over Flow Time

Flow Time is een platform dat CC zorgadviseurs heeft ontwikkeld om metingen op uit te voeren. Een van die metingen is de Flow Time MMO, die onder andere gebruikt wordt bij het in kaart brengen en verbeteren van werkprocessen. Door middel van de applicatie breng je de werkzaamheden op een afdeling in kaart. Een collega volgt een andere collega gedurende een dienst en registreert de waarnemingen in Flow Time: een applicatie met een speciaal voor de organisatie ontwikkeld meetprofiel.

De meting maakt de tijdsbesteding en activiteiten inzichtelijk gedurende een dienst of een deel van een dienst. Hierbij gaat het in het geval van de zorg vaak om de tijd besteed bij de patiënt (directe zorg), tijd besteed voor de patiënt (indirecte zorg) en tijd besteed aan overige werkzaamheden (overig).

Flow Time kan als platform opzichzelfstaand worden ingezet en ook als onderdeel van een programma. Bij VieCuri zijn de Flow Time metingen onderdeel van het programma ‘Productive Ward/Voortdurend Verbeteren’. Inmiddels is Flow Time bij VieCuri geïntegreerd in de werkwijze die op alle verpleegafdelingen wordt toegepast. Bij VieCuri wordt Flow Time ingezet om met de meetuitkomsten de zorgkwaliteit te helpen verbeteren.

Over VieCuri

VieCuri Medisch Centrum is een ziekenhuis met de topklinische status als STZ-Ziekenhuis. VieCuri onderscheidt zich op het gebied van topklinische zorg, patiëntgericht wetenschappelijk onderzoek, zorginnovatie en opleiding. VieCuri heeft de ambitie om koploper te zijn en te blijven op het gebied van Professionele zeggenschap. Hierin zijn bewust stappen gezet, met het aantrekken van de eerste CNO van Nederland in 2014. In deze periode is de verpleegkundige beroepsontwikkeling verder doorontwikkeld, daarin stond de introductie van Shared Governance centraal en het uitwerken van de verpleegkundige visie. In deze periode is ook het programma Productive Ward/ meer tijd voor de patiënt gestart op alle standaardverpleegafdelingen en de acute afdelingen, waarmee verpleegkundigen o.a. meer regie krijgen over de eigen werkprocessen.

CC zorgadviseurs is sinds 2011 een betrokken partner van VieCuri op de thema’s Professionele zeggenschap en het verbeteren van zorgkwaliteit.

In 2018 heeft VieCuri gekozen voor een organisatie breed programma: Voortdurend verbeteren. De werkwijze van Productive Ward is echter zo herkenbaar voor de verpleegafdelingen dat binnen de organisatie nog steeds wordt gesproken over PW (Productive Ward)/ Voortdurend verbeteren. In het artikel zullen we voor de duidelijkheid beide benoemen.

Wil je meer weten over Flow Time?

Neem dan contact op met Maaike Veenvliet.