In gesprek met.. VieCuri’s stuurgroep Productive Ward/Voortdurend verbeteren

Over Flow Time als borgingsinstrument voor kwaliteitsverbetering. Én het belang van het op zoek gaan naar het verhaal achter de data.

Waar gaat dit artikel over?

In dit tweede deel van het drieluik over Flow Time gaan we in gesprek met de stuurgroep Productive Ward/Voortdurend verbeteren van VieCuri Medisch Centrum. Samen met de stuurgroep zoomen we in op hoe je grip houdt op kwaliteitsverbetering.

In dit artikel lees je meer over:

• hoe je grip houdt op kwaliteitsverbetering
• wat essentiële elementen en belangrijke inzichten zijn vanuit de stuurgroep om te verbeteren
• hoe Flow Time de stuurgroep en VieCuri ondersteunt bij verbeteren

Een unieke inkijk vanuit de Stuurgroep op de visie, uitdagingen en het belang van data binnen kwaliteitsverbetering.

VieCuri’s stuurgroep Productive Ward/Voortdurend verbeteren

We spreken met Jolanda Colnot, Evelien Peters, Corin Lommen, Suzanne van Bragt & Linda Sloesen. Samen met Helene Bergs vormen zij de Stuurgroep Productive Ward/Voortdurend Verbeteren bij VieCuri. De stuurgroep komt vier keer in het jaar samen, bespreekt vraagstukken die vanuit de praktijk naar voren zijn gekomen, bespreken de analyseresultaten van Flow Time en de resultaten van de vragenlijst patiënt en vragenlijst medewerker. Met elkaar bepalen zij de koers binnen dit programma voor het ziekenhuis. Ieder lid van de stuurgroep heeft haar eigen specialisme en manier van betrokkenheid in het ziekenhuis, de zorg en haar ontwikkeling in alle facetten.

Suzanne van Bragt en Linda Sloesen nemen plaats in de stuurgroep vanuit de functie Adviseur Kwaliteit en Veiligheid. Ze ondersteunen het programma vanuit hun inhoudelijke expertise en ervaring met het verbeterprogramma. Linda is verpleegkundige (niet praktiserend) en sinds 2000 werkzaam bij VieCuri. Vanaf 2013 is ze betrokken bij zowel de start van het programma Productive Ward als de uitrol daarvan. Vanaf 2015 is ook Suzanne verbonden aan het programma en begeleidt zij sindsdien samen met Linda het hele traject op de verpleegafdelingen. Suzanne: ‘Gedurende 5-6 jaar hebben we alle verpleegafdelingen opgeleid in Voortdurend verbeteren. Met onder andere scholingen en moduleboekjes van CC zorgadviseurs. Toen de scholing klaar was, wilden we wel het resultaat wat we met elkaar hadden behaald behouden. Voor de borging van het programma kozen we voor het doorzetten van de Flow Time metingen en ontwikkelden we twee vragenlijsten om ook de voortgang te kunnen volgen bij patiënten en medewerkers. Zodat we 4x per jaar kunnen kijken: hoe staan we ervoor, gaat het de goede kant op, blijft het stabiel, zijn er aandachtspunten ziekenhuis-breed. En dat wordt gecoördineerd door deze stuurgroep. Linda: ‘Ja, en ook of er signalen zijn die zowel het Verpleegkundig Staf Bestuur (VSB) ter ore komen als wel Suzanne en ik vanuit het begeleiden van de teams.’ Suzanne: ‘De Flow Time metingen zijn in feite de borging van het programma.’ Evelien Peters, Neurologie Verpleegkundige en vice-voorzitter van het Verpleegkundig Staf Bestuur: ‘In de stuurgroep pakken we met name de ziekenhuisbrede vraagstukken aan. Als we echt gericht op een specifieke afdeling dingen zien, zullen we dat terugkoppelen met een manager of teamleiding. Zodat ze daar op die ene afdeling mee aan de slag kunnen. Want wat voor de longgeneeskunde geldt, geldt misschien niet voor de interne geneeskunde. Daar willen we wel een onderscheid in maken.’

Corin Lommen is naast VE-manager Kwaliteit en Veiligheid ook programmamanager van het ziekenhuisbrede kwaliteitskeurmerk JCI. ‘In 2015 gingen we van start met de implementatie van het kwaliteitskeurmerk en ervoor zorgen dat we dat gingen behalen. Sinds dat moment hebben we verbinding gelegd met de programma’s Productive Ward/ Voortdurend verbeteren en het vraagstuk: hoe gaan we alle ziekenhuisbrede thema’s evalueren en implementeren binnenshuis. In die hoedanigheid ben ik ook in aanraking gekomen met Flow Time en de resultaten.’ Dat is meteen ook een van de uitdagingen voor de komende tijd volgens Corin: ‘Hoe gaan we meer de verbindingen zoeken tussen wat wij in de stuurgroep doen, rapporteren, signaleren en de vraagstukken die spelen op gebied van kwaliteitsverbetering. Dus, hoe gaan we dat in huis meer als één geheel benaderen.’ Evelien sluit zich daarbij aan: ‘We zien hier een hele hoop resultaten die wij als verpleegkundigen ook op een afdeling zien en dezelfde signalen krijgen we ook in het VSB te horen. Dan is de vraag om hier samen te kijken naar wat kan onze projectgroep betekenen voor de afdeling, maar ook vice versa. En hoe krijgen we de projecten die ziekenhuisbreed lopen verbonden – als ze binnen Productive Ward vallen – met de afdeling: zo goed mogelijk het proces implementeren.’

Jolanda Colnot is betrokken bij de Stuurgroep vanuit haar functie als Clustermanager Mens en Ontwikkeling (traditioneel P&O) en heeft daarbij een speciale verbintenis met de verpleegkundige beroepsontwikkeling. Hiervoor is Jolanda samen met Helene Bergs (CNO) verantwoordelijk. Jolanda heeft ruim zes jaar werkervaring binnen VieCuri, waarvan al zo’n vijf jaar nauw betrokken bij dit onderwerp. Flow Time is voor Jolanda een van de middelen om het team verder te helpen. Andere middelen zijn vragenlijsten en gesprekken met verpleegkundigen. Deze drie samen dragen bij aan het creëren van een gezonde werkomgeving en daarmee aan het verbeteren van de medewerkerstevredenheid.

Werken met data

Een belangrijk element in kwaliteitsverbetering is volgens de Stuurgroep werken met data, verkregen door de Flow Time metingen. Flow Time visualiseert de tijd besteed aan patiënten en andere werkzaamheden. Door deze data verwerft het team én het management inzicht in de tijdsbesteding van de zorgverlening. In het geval van VieCuri staan deze resultaten altijd in het licht van het programma Productive Ward/ Voortdurend verbeteren. Linda: ‘Ik vind het heel waardevol aan Flow Time dat je op vaste momenten meet. Dat geeft altijd wel input en inzicht. Ik denk dat het aan ons is om daar een verdieping in te maken met elkaar. Goed in gesprek met de afdelingen te blijven, en ook organisatie breed: hoe we kunnen blijven verbeteren.’

Jolanda: ‘In die zin vind ik het een echte verrijking. Wij in de zorg spreken we heel vaak over ‘vanuit het gevoel’, nog erg weinig vanuit data. Patiënt gerelateerd al wat meer, maar hier vind ik dat Flow Time ons een meetinstrument geeft: om aan een gevoel van drukte of aan tijd, data te koppelen.’ ‘Daarmee is het makkelijker om het gesprek aan te gaan. Ik weet nog niet of ik vind dat het meteen één op één gebruikt wordt: van hier komt iets uit en daarom gaan we iets anders doen, maar het helpt om het gesprek op een ander niveau te voeren. Daarom vind ik Flow Time zelf, merk ik, heel waardevol.’

Suzanne sluit daarop aan: ‘Het gevaarlijke is dat als wij als stuurgroep betekenis gaan geven aan deze uitkomsten, hè? Ik kan wel als adviseur constateren: de overdrachtstijd is toegenomen. Maar er zit altijd een verhaal achter: het verhaal van de afdeling, van de verpleegkundige. Nou, en naar het verhaal proberen we op zoek te gaan, dat gaan we opzoeken. Het is altijd in gesprek gaan met.’ Linda: ‘Je ziet dat een teamleider dat ook vaak al doet: als je de uitkomsten van de metingen aan het bespreken bent, dan zegt hij of zij ook vaak: wat zal dat dan zijn geweest, of hoe druk zal de afdeling geweest zijn? Dus dan wordt dat toch in dat Productive Ward/ Voortdurend verbeteren-team breder besproken. Ook met degene die de Flow Time meting heeft gedaan en dat is ook goed. Dat is de basis van Productive Ward: betekenis geven aan wat je gemeten hebt.’ Evelien: ‘En je meet maar één moment. Je moet het dus wel in de context plaatsen om het goed te kunnen interpreteren. Dus die gesprekken die gevoerd worden zijn heel essentieel daarin.’

Iedere afdeling hun eigen rapportage

Bij VieCuri doen ze de Flow Time meting vier keer in het jaar, de afdelingen hebben daarin zelf de regie. Suzanne: ‘We maken van de Flow Time een VieCuri rapportage. Alle afdelingen die deelnemen aan deze meting krijgen ook hun afdelingsspecifieke rapportage: dus hun eigen ‘flow time’, hun eigen vragenlijst patiënt en hun eigen vragenlijst medewerker. De regie ligt bij de verpleegkundigen, wij helpen om de weg te zoeken. En vervolgens is het niet alleen het gesprek met de afdeling. Juist de stuurgroep komt op dit punt om de hoek kijken: hoe interpreteren we wat er gemeten is?’

De metingen geven informatie over de invulling van de dag, onderbrekingen en natuurlijk over tijd besteed aan zorg. Corin: ‘Ja, Flow Time is voor mij heel erg – wat is direct, indirect en overige. Dat in kaart brengen, daar helpt Flow Time heel erg mee. Productive Ward/Voortdurend verbeteren is niet hetzelfde als Flow Time. Natuurlijk kan je een aantal zaken objectiveren. En dat kunnen we nog eens breder stellen en uit elkaar trekken in: hoeveel tijd ben je nou bezig met alle andere zaken en wat vinden we daarvan? Jolanda: ‘Flow Time is vooral een middel om inzichtelijk te maken waar ben je mee bezig. En wat vinden we nou belangrijk? 20% overige tijd, accepteren we dat, wat is het dan? Je kunt je keuzes maken, waar ga je je verder in verdiepen en kunnen we daar iets mee ziekenhuisbreed of juist niet omdat alle afdelingen zo verschillend zijn? En dus ook: wat vinden we een terechte onderbreking? Dat vind ik ook zo’n mooi gesprek: wat vinden we een goede onderbreking en wat niet? Daar helpt Flow Time bij, om het gesprek te voeren.’

De parameters van de Flow Time metingen kunnen worden aangepast aan iedere werkplek of situatie in samenspraak met de verpleegkundigen. Ook bij VieCuri worden de verschillende indicatoren van de meting aangepast of aangevuld. Linda: ‘Hierbij wordt altijd gekeken naar: willen we meer informatie op een bepaald punt, missen we nog bepaalde specificaties die we willen weten.’ Het gaat erom dat we met elkaar zicht krijgen op welke gegevens hen (de teams) helpen in het verbeteren van de zorg voor de patiënt.

Voor alle afdelingen ziekenhuis breed is de vorm van Flow Time hetzelfde. Binnen een ziekenhuis merk je wel verschil in de uitkomst van de afdelingen. Suzanne: ‘Je ziet in metingen dat afdelingen verschillen van elkaar. Shortstay is heel anders dan een neurologie afdeling, dus je mag niet vergelijken. Je kunt hoogstens kijken van hé, bij wie zou ik te rade kunnen gaan om informatie op te halen?’. Volgens Linda zijn bepaalde afdelingen wel aan elkaar gelinkt: ‘Je kunt dan ook kijken: hoe doet mijn buddy afdeling het op dat gebied bijvoorbeeld. Dat is dan wel makkelijk.’ Corin: ‘Je ziet natuurlijk waar jij nog wat te doen hebt als afdeling, welke afdelingen het daar wel goed voor elkaar hebben, om in die termen te spreken.’

Kwaliteitsverbetering voor de patiënten en voor de medewerkers

Verschillende indicatoren bepalen voor VieCuri de route in kwaliteitsverbetering. Het verbeteren van kwaliteit is daarbij altijd tweeledig.
1. Het draait om de patiënt: waarbij het gaat om de kwaliteit van de zorg, en
2. Het gaat om de tevredenheid van de medewerker, waarbij het gaat om factoren als werkplezier en werkdruk en ook om zeggenschap en eigen regie.

Corin: ‘We hebben ook nog wel een stapje te zetten om die indicatoren nog meer te ontwikkelen, maar met Flow Time is dat volgens mij wel een van de onderdelen die je er makkelijker uit kunt halen. En dan de verbinding maken met de kwaliteitsorganisatie is een stap die je wellicht minder op de werkvloer ziet, maar die we nog wel te doen hebben.’ Ook in het licht van de ontwikkeling naar uitkomstgerichte zorg is dat een boeiend onderwerp.
Linda: ‘Werkdruk is een van de grootste thema’s. En werkdruk heeft in die zin ook te maken met grip op werk, maar ook heel erg met roostering.’ Evelien: ‘Ja, roostering is echt heel veel van invloed op de werk – en privébalans en dat hangt weer samen met het gevoel van werkdruk. Soms wordt deze misschien wel anders ervaren dan dat hij daadwerkelijk is. Maar je kunt niet om dat gevoel heen. Daar hebben we als organisatie nog een uitdaging, maar ik denk dat dat voor het hele land geldt.’
Suzanne: ‘Ja, en daarin, dat is wat jij ook net zei, Jolanda, daarin zou Flow Time ons wel in kunnen helpen. Ondersteunen om dat gesprek aan te gaan: wat zien we, wat zijn dan de veranderingen en wat betekent dat dan bijvoorbeeld voor de roostering? Misschien moeten we het werk anders organiseren op de afdeling? En onszelf de vraag stellen: ‘Wat is de toegevoegde waarde voor de patiënt?’.’

Daarbij merkt de Stuurgroep op dat het veranderende werklandschap van de zorg nog een andere uitdaging met zich meebrengt. Evelien: ‘We merken gewoon dat de complexiteit van zorg ook toeneemt. Mede door de co-morbiditeit van mensen. Mensen worden veel ouder, dat merk je als organisatie wel.’ Jolanda: ‘Waarmee de intensiteit van het werk toeneemt. Dus: als je werkt, werk je heel hard.’ Daarom blijft het werken aan tweeledige kwaliteitsverbetering – van zowel de patiënt als de medewerker – heel belangrijk. Linda: ‘Door aan kwaliteit te werken en regie te hebben, inspraak in je beroep te hebben, heb je natuurlijk ook meer werkplezier. Dat is een goede bijvangst.’ Om aan deze verbetering van kwaliteit te werken, blijft het voor zowel de stuurgroep als de zorgprofessional een voortdurend proces van ontwikkelen, meten en analyseren. Hierbij is Flow Time een goed meetinstrument. Met de gemeten data kun je goed op zoek naar het verhaal achter de data. Kwaliteitsverbetering staat dan ook nooit stil. Corin: ‘Ja, kwaliteitsverbetering ís voortdurend verbeteren’. Door je daar bewust van te zijn, blijf je grip houden op je werk, verbetering van je kwaliteit van zorg en de medewerkerstevredenheid.’

Lees ook

Dit artikel is onderdeel van een drieluik over Flow Time. Lees ook de andere twee artikelen:

• Deel 1: Flow Time op de werkvloer
• Deel 3: Flow Time als indicator bij het verbeteren van de werkomgeving

 

Over CC zorgadviseurs

CC zorgadviseurs is er voor mensen in de zorg. Wij stimuleren organisaties en professionals om samen te werken aan verbeterkansen. Maar waar start je bij het verbeteren van processen? Welke tools kun je inzetten en welke aspecten zijn belangrijk in het verbeteren van die werkprocessen? CC zorgadviseurs heeft verschillende programma’s en tools ontwikkeld om te helpen in het voortdurend verbeteren van werkprocessen. Flow Time is een van deze tools. In de serie ‘In gesprek met..’ nemen we je mee naar verhalen op de werkvloer: van zorgprofessional tot stuurgroep.

Over Flow Time

Flow Time is een platform dat CC zorgadviseurs heeft ontwikkeld om metingen op uit te voeren. Een van die metingen is de Flow Time MMO, die onder andere gebruikt wordt bij het in kaart brengen en verbeteren van werkprocessen. Door middel van de applicatie breng je de werkzaamheden op een afdeling in kaart. Een collega volgt een andere collega gedurende een dienst en registreert de waarnemingen in Flow Time: een applicatie met een speciaal voor de organisatie ontwikkeld meetprofiel.

De meting maakt de tijdsbesteding en activiteiten inzichtelijk gedurende een dienst of een deel van een dienst. Hierbij gaat het in het geval van de zorg vaak om de tijd besteed bij de patiënt (directe zorg), tijd besteed voor de patiënt (indirecte zorg) en tijd besteed aan overige werkzaamheden (overig).

Flow Time kan als platform opzichzelfstaand worden ingezet en ook als onderdeel van een programma. Bij VieCuri zijn de Flow Time metingen onderdeel van het programma ‘Productive Ward/Voortdurend Verbeteren’. Inmiddels is Flow Time bij VieCuri geïntegreerd in de werkwijze die op alle verpleegafdelingen wordt toegepast. Bij VieCuri wordt Flow Time ingezet om met de meetuitkomsten de zorgkwaliteit te helpen verbeteren.

Over VieCuri

VieCuri Medisch Centrum is een ziekenhuis met de topklinische status als STZ-Ziekenhuis. VieCuri onderscheidt zich op het gebied van topklinische zorg, patiëntgericht wetenschappelijk onderzoek, zorginnovatie en opleiding. VieCuri heeft de ambitie om koploper te zijn en te blijven op het gebied van Professionele zeggenschap. Hierin zijn bewust stappen gezet, met het aantrekken van de eerste CNO van Nederland in 2014. In deze periode is de verpleegkundige beroepsontwikkeling verder doorontwikkeld, daarin stond de introductie van Shared Governance centraal en het uitwerken van de verpleegkundige visie. In deze periode is ook het programma Productive Ward/ meer tijd voor de patiënt gestart op alle standaardverpleegafdelingen en de acute afdelingen, waarmee verpleegkundigen o.a. meer regie krijgen over de eigen werkprocessen.

CC zorgadviseurs is sinds 2011 een betrokken partner van VieCuri op de thema’s Professionele zeggenschap en het verbeteren van zorgkwaliteit.
In 2018 heeft VieCuri gekozen voor een organisatie breed programma: Voortdurend verbeteren. De werkwijze van Productive Ward is echter zo herkenbaar voor de verpleegafdelingen dat binnen de organisatie nog steeds wordt gesproken over PW (Productive Ward)/ Voortdurend verbeteren. In het artikel zullen we voor de duidelijkheid beide benoemen.

Wil je meer weten over Flow Time?

Neem dan contact op met Maaike Veenvliet.